Daca ne dorim sa exprimam in cateva cuvinte ce inseamna digitalizare, am putea spune ca este un proces de inlaturare a hartiei din companie. Facem referire, in principal, la documentele si corespondenta care circula in interiorul sau exteriorul companiei. Foarte adesea facturi, scrisori, proceduri, instructiuni, fiind imprimate, ajung la destinatar foarte tarziu. De asemenea, procesul fizic de transfer si stocare a acestor documente, intr-o companie mare, poate crea si alte dificultati. Procesele digitalizate, automate, sunt concepute sa usureze functionarea companiei, mai ales in domenii unde hartia poate deveni o bariera in dezvoltare.
Automatizarea documentelor este un proces care pare de neocolit datorita evolutiei tehnologice. Poate v-ati intrebat deja daca si compania dvs are nevoie de o revolutie digitala, sau poate ar fi mai bine sa o amanati ceva timp. Fara indoiala, introducerea schimbarii in procesele interne va fi asociata cu incoveniente si, initial, cu o dezordine, dar mai tarziu va veti bucura de o ordine neasteptata. Dar cum iti dai seama ca a sosit acel moment al schimbarii? Sunt cateva situatii care ar putea indica faptul ca o schimbare este necesara in compania dvs. In primul rand, timpul foarte lung al proceselor de business, rezultat din lipsa automatizarii anumitor situatii. Crearea documentelor pe hartie se adapteaza mai greu unui tipar, decat procedurile automatizate. Ar trebui, de asemenea, sa acordati atentie clientilor care se plang de incovenientele legate de fluxul facturilor sau al altor documente. Trebuie sa va amintiti ca si cele mai mici probleme cu partenerii de afaceri, ii pot face sa se indrepte catre concurenta. Ar trebui sa va analizati cu obiectivitate si organizarea interna a companiei. Daca aveti multe documente ne-standardizate sau gasirea unui document le ia prea mult timp angajatilor, ar trebui sa hotarati schimbarea. Luati in calcul si situatia in care documentele din companie nu sunt stocate corect si au facut posibila accesarea lor de catre persoane neautorizate.
Daca rezolvarea problemelor descrise mai sus nu este un argument suficient, ar trebui sa stiti ca digitalizarea fluxurilor de documente are un impact pozitiv si asupra altor parti dintr-o afacere. In primul rand costul facturilor si al documentelor este redus considerabil. Nu economisiti doar costul curieratului, ci scadeti costul intregului proces. De asemenea, fluxul de date este mai rapid si mai sigur. Reduceti costul si spatiul necesar stocarii documentelor, facturilor. Imbunatatiti cash-flow-ul. Acest beneficiu va fi resimtit in special de catre companiile mici din retail. Totusi, cel mai important avantaj este ca va eliminati competitia si faceti un pas de neocolit, inaintea competitorilor.